Sözleşmeler
Satınalma birimi çalışanları, yöneticileri başta olmak üzere sözleşme konularında yeterli bilgiye sahip olmalıdırlar. Bu sayede, daha teklif ve pazarlık aşamalarında hem daha kuvvetli bir duruş sergilenebilir hem de sözleşme aşamasında karşılaşılacak sorunların birçoğunun önüne geçilebilir.
Bazı konular tedarikçiler tarafından, sonradan ellerinde avantaj bulunması amacı ile gündeme getirilmemekte. Teklifi kazanan tedarikçi, sözleşme sırasında bu konuları gündeme getirerek, avantaj sağlamaya çalışmaktadır (Örneğin: Son kullanma tarihinin kullanım süresine yetmeme durumunda sorumlu taraf ve izlenecek yol, faturaya uygun olmayan malzemenin nakliye masrafının kime ait olacağı, muhasebesel evrakların temininde karşılaşılabilecek sorunların çözümü, vb.).
Bu gibi sorunlar ile karşılaşmamak için, satınalma birimi çalışanlarına kurum içi sözleşme eğitimi verilmesi çok yararlı olacaktır. Ayrıca karşılaşılmış veya karşılaşılabilecek sorunlar için, güncel tutulan bir soru bankası ve kontrol listesi bulundurulmasının da faydası büyüktür.
Sözleşmeler pasif değil aktif konulardır ve alım sonuçlanana kadar canlı olmalıdırlar. Sözleşme şartlarının karşılanıp karşılanmadığı, konulacak kilometre taşları sayesinde güncel olarak takip edilebilir (Malzemenin hazır olduğu tarih, nakliye partilerinin tarihleri, sertifika hazır olma tarihi, vb.). Tabi bu verilerin kâğıt üzerinden veya herhangi bir ajandaya yazılarak takibi çok sağlıklı değildir. ERP Sistemine bir menü eklenmesi ve yukarıda belirtilen teklif bilgileri gibi sözleşme bilgilerinin de ERP sistemine girilmesi ve imzalı halinin taranarak sisteme eklenmesi, aktif sözleşme kontrolü ve takibi açısından önemli rol oynayacak ve büyük fayda sağlayacaktır.
En iyi sözleşme dahi, eğer içeriği iyi anlaşılmamış, iyi detaylandırılmamış ve iyi takip edilmemişse, etkisi sınırlı olacaktır ve hatta zarar vermesi dahi kuvvetli olasılıktır.
Tedarikçi rehberi
Genel anlayış, tedarikçi listesinin güncellemesinin sadece merkez kalite kontrol grubu tarafından yapılmasıdır.
Firma genel tedarikçi listesinin ERP üzerinde olması ve projelerden bağımsız olarak
ulaşılabilmesi gerekmektedir.
ERP Sistemi içerisindeki tedarikçi listesinin firma çapında olması gerekmekte. Her projede sadece tek bir kişiye tedarikçi ekleyebilme yetkisi verilmesi halinde (Örneğin muhasebe biriminden bir yetkili) çöp liste oluşmasının da önüne geçilmiş olunur. Tedarikçilerin isim üzerinden değil de vergi numarası üzerinden eklenmesi de, mükerrer veri girişlerinin önüne geçecektir.
Kırmızı çekilmiş tedarikçinin engellenmesi mevcut sistemde anında mümkün olamıyor. Ancak ilgili birimlerin merkez kalite kontrol grubundaki tedarikçi listesini belirsiz aralıklarla kontrol etmeleri halinde engellenebiliyor. İşleyiş tamamen pasif kontrol üzerinedir ve sağlıklı değildir. ERP Sisteminde firma çapında bir tedarikçi listesinin bulunması sayesinde, kalite kontrol birimine onaylı form ile gönderilmiş kırmızı çekilmiş tedarikçiler, firma genelinde engellenmiş olacaktır. Bu şekilde aktif kontrol düzenine geçilebilir.
Tedarikçiler bir anlamda firmanın iş ortaklarıdır ve riskli tedarikçi aynı zamanda riskli bir iş ortağıdır (Nebol, 2014 Ocak). Tedarikçilerin detaylı bir rehberinin bulunması zorunludur. Söz konusu tedarikçi rehberine tedarikçi değerlendirme raporlarının da bağlanması gereklidir.
Mevcut tedarikçilerin rehberi tutulduğu gibi, aynı listeye potansiyel tedarikçilerin de araştırılıp değerlendirme raporu ile eklenmesi, uzun vadede çok yararlı olacaktır.
ERP Sistemi içerisinde detaylı tedarikçi listesinin sürekli olarak büyümesi, aynı bölgede daha sonradan başlayacak projeler için de büyük rahatlık ve güven sağlayacaktır.
Firma genelinde sürekli gelişen kuvvetli bir tedarikçi rehberinin oluşturulması gereklidir ve varlığı firmaya büyük değer katacaktır.
Tedarikçi saha ziyaretleri
Tedarikçi saha ziyaretleri belirli bir program ve prosedür dahilinde değil de spontane şekilde yapılmaktadır. Prosedüre eklenecek sektör ve/veya ürün grubu bazlı tedarikçi ziyaret raporları sayesinde, hem öncesinde aşağıdaki gibi hazırlanacak soru bankası ile iyi bir hazırlık yapılmış olunur hem de sonrasında söz konusu ziyaretler kayıt altına alınarak ERP sisteminde konulup, geriye dönük olarak ta kontrol edilebilir. Tedarikçiye belirli aralıklarla yapılan ziyaretlerde, bir önceki raporun sistemden çekilerek, kontrol edilmesi ve güncellenmesi sağlanabilir.
Örnek soru bankası;
Firmanın adresi
Yetkili kişiler ve unvanları
Firma sahibi (Özel/Tüzel)
Kuruluş tarihi
Personel sayısı
Stok hacmi
Stok durumu
Malzeme tedarik organizasyonları
Teslim süreleri
Ödeme şartları
Çalışma gün ve saatleri
Gönderilen malzemelerin nakil durumu bilgisi
Nakliye sigortası prosedürü
Alınacak numunelere uygulanacak fiyatlandırma
Şikâyetlerin ulaştırıldığı kişiler, unvanları ve ulaştırılma şekli
Sipariş kayıtlarının kayıt şekli
Satış bilgilerinin kayıt şekli
Ürün sertifikalarının teslim durumu (Ürün ile birlikte/Ayrıca)
İade, ayıplı veya hatalı ürün durumlarında uygulanan prosedür
İrsaliye ve diğer muhasebesel evrakların teslimi prosedürü
vb…
Büyük ve stratejik tedarikçilerin firmaya davet edilmeleri
Tedarikçi büyüklüğü arttıkça, yüz yüze iletişimden elektronik ve telefon ile iletişime geçilmektedir. Bu büyük firmaların verdiği genel bir tepkidir.
Büyük ve stratejik tedarikçilerin firmaya gelerek proje yönetimi ile yüz yüze görüşüp şantiye sahasını gezmeleri, alt yapısı sağlam güven temelli ilişkilerin kurulmasına büyük fayda sağlayacaktır.
Genelde bu tip ziyaretler tedarikçi firma talebi ile yapılmakta, lakin bunun satınalma birimleri tarafından teşvik edilmesi gerekmektedir.
Tedarikçilerin ziyaretleri, tedarikçi firma tarafından iç istihbarat toplanacak kişilerin belirlenmesi amacını da gütmektedir. Bunun da önlenmesi, satınalma birimi yöneticisi tarafından verilecek ince mesajlar ile mümkündür.
Tedarikçi el kitabı
Tedarikçilere firma, proje ve satınalma birimi hakkında özet bilgilerin verildiği, tedarikçilerden beklentilerin belirtildiği bir tedarikçi el kitabı çok faydalı olacaktır (Erdal, 2011 Ekim).
Örnek içerik;
Kısa tarihçe
Satınalma biriminin proje organizasyonundaki yeri
Firma kalite politikası
Bitirilmiş projeler (Özet bilgiler)
Sahip olunan sertifikalar
Tedarikçi performans değerlendirme kıstasları
Tedarikçilerden beklentiler (Bu bölümde, tedarikçi tarafından yapılmaması gerekenler de incelikle anlatılmalı)
vb…
Bu kitabın PDF formatında olması yanında basılı olması da, konuya gösterilen özeni belirtmesi açısından firmaya itibar katacaktır. Çalışılacak tedarikçilere gönderilmesi durumunda, kısa ve uzun vadede önemli katkıları olacaktır.
Kısa vadeli katkıları;
Yeni çalışılmaya başlanan tedarikçide güven duygusu oluşacaktır (Özellikle yeni bölgede),
Beklentiler ve değerlendirme kıstasları belirlenmiş olduğundan, tedarikçiler daha en baştan nasıl davranmaları gerektiğini bilecekler ve tutumları da buna göre olumlu yönde değişecektir.
Uzun vadeli katkıları;
Tedarikçi el kitabı ile başlayıp, tedarikçi performans değerlendirme raporları ile devam eden ilişki sayesinde, kurumsal görünüme sahip olunacak ve bu sayede de pazarlıklarda alan hâkimiyeti kazanılacaktır.
Kaynaklar
Erdal, M. (2011 Ekim). Satınalma ve Tedarik Zinciri Yönetimi (2. Baskı). İstanbul, Türkiye: Beta Basım A.Ş.
Nebol, E. (2014 Ocak). Tedarik Zinciri ve Lojistik Yönetimi (3. Baskı). İstanbul, Türkiye: Beta Basım A.Ş.
2 Mayıs 2016 - İstanbul
